Vacature Office Manager

Office Manager / Vestiging Secretaresse

• Plaats

  Alphen aan den Rijn

• Gepubliceerd op

  30-11-2023

In het kort

Wie: Je hebt een afgeronde secretariële MBO 4 opleiding aangevuld met minimaal drie jaar relevante werkervaring.
Wat: Het ondersteunen van partners, collega's en secretariaat binnen onze vestiging (32-40 uur).
Waarom: In deze veelzijdige hands-on functie ondersteun je de vestiging op secretariële, personele, coördinerende en het facilitaire vlak.
Waar: Jouw standplaats ons mooie kantoor te Utrecht.

De functie

Onze nieuwe vestiging bij Utrecht Centraal opent begin 2024 haar deuren. Wij zijn op zoek naar een extra vestigingssecretaresse. Een daadkrachtige hands-on man/vrouw die in een team kan samenwerken.

Als vestigingssecretaresse ben je verantwoordelijk voor uiteenlopende secretariële, personele, coördinerende en facilitaire werkzaamheden binnen de vestiging (circa 80 medewerkers). Je ondersteund partners en collega's samen met het team secretariaat.

Hieronder valt onder andere:
- Voorbereiden van vergaderingen, notuleren, het maken van presentaties, bewaken actielijsten.
- Agendabeheer.
- Aanspreekpunt huisvestingsaangelegenheden (bij calamiteiten).
- Coördinatie van vestigingsaangelegenheden zoals personeelsuitjes en klant/relatiebijeenkomsten.
- Zorgen voor attenties bij bijzondere gebeurtenissen (collega's en klanten).
- Up to date houden CRM-systeem.
- Ondersteuning bij het declaratieproces.
- Het ontvangen, welkom heten en wegwijs maken van nieuwe collega's.
- Analyseren van gegevens met betrekking tot marktwerking (commercie).
- Daarnaast ben je samen met je collega's van het secretariaat het gezicht en de gastvrouw/heer van
de vestiging bij de receptie (paar dagen in de week).

Kortom een veelzijdige functie! Afwisselend, uitdagend en elke dag anders. Ben jij de duizendpoot die wij zoeken?

Dit ben jij

Als vestigingssecretaresse herken je jezelf in het volgende profiel:

• Je bent een echte aanpakker, je vindt het leuk om je met verschillende dingen bezig te houden, collega's te ondersteunen en samen te werken.
• Je bent een teamspeler, enthousiast, proactief, klantgericht, flexibel, nauwkeurig en denkt in oplossingen.
• Je bent vriendelijk, open en gastvrij.
• Je hebt uitstekende kennis van MS Office (PowerPoint, Word en Excel).
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en de Engelse taal goed.
• Je herkent je in onze CLEARR kernwaarden: C ollaboration, L eadership, E xcellence, A gility, R espect, R esponsibility.
• Je bent 32-40 uur per week beschikbaar, waarvan woensdag, donderdag en vrijdag vaste werkdagen zijn.

Wat bieden we jou?

Wij bieden je een fijn team, een veelzijdige werkomgeving waarin je jezelf kan zijn en je gestimuleerd wordt mee te denken om samen het verschil te maken. Informeel contact met je collega's en een directe manier van communiceren staat bij ons centraal.
Grant Thornton heeft goede secundaire arbeidsvoorwaarden.

Enthousiast?

Neem dan contact op met via of via . In een persoonlijk gesprek kunnen we je vragen beantwoorden en meer in detail de inhoud van de functie bespreken.

Office Manager / Vestiging Secretaresse

Functie:	office manager
Startdatum:	29-11-2023
Ervaring:	Ervaren
Educatielevel:	MBO
Contracttype:	Vast
Salaris:	onbekend – onbekend
Uren per week:	32 – 40

Heb je interesse in deze vacature en wil je graag op deze functie solliciteren? Neem dan contact op met Grant Thornton Accountants en Adviseurs via onbekend of onbekend. Of bezoek hun website onbekend.